谈谈图纸、技术资料的收集与管理
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apollo
图纸、技术资料是物业管理企业开展工作的重要工具。 在实际操作中， 由于日常的一点疏忽或不及时收集这些资料，往往会给日后的管理工作带来诸多不便，甚至会使商业大厦、写字楼、工业区和住宅区的机电、消防、供水供电、智能网络等管理陷入被动局面。故此，笔者愿就这一平凡而又十分重要的工作与物业管理同行进行探讨。
一. 图纸、技术资料收集范围：
物业管理图纸、技术资料涉及面广、量大、琐碎、关联性强。收集范围主要有：（１）机电类：高低压配电、发电机组、照明布线、电梯、消防、中央空调、送排风、机算机中央处理系统的工程设计图纸、修改图、竣工图、以及各种设备的产品说明书、出厂或现场试验报告、改进及大小修记录。（２）土建类：建筑工程设计图纸、工程施工图纸、含各类土木、给排水工程和隐蔽工程图纸、记录以及竣工资料。（３）配套设施类：管道煤气、通讯、有线电视等系统的工程图纸资料。（4）智能网络类：Internet宽频网络系统、各类智能化管理的机算机中央处理系统、自动报警系统及其布线方面的图纸资料。（５）公司用于技术管理所制定的有关图表和制度。（４）国家制定的有关规范文件。（6）劳动及人力资源部门制定技术技能标准、操作规程。( 7 )公司购买的技术性专业书籍、报刊等等。
为能及时有效地收集图纸、技术资料，在商业大厦、写字楼、工业区和住宅区工程施工中，工程部或物业管理筹备处应指定专人，对各个专业的图纸进行收集、整理、分类并造册登记。对施工过程中因变更或改进方案的项目（即有些没有按照原施工的项目），应及时对照原图作出修改并予以说明。对某些一时无法收集的资料要向有关部门追讨并在图纸说明中记录清楚。
二．图纸、技术资料借阅与使用：
图纸技术资料一般由工程部文员或设一名专职资料员实行专人专责管理，图纸技术资料不得借给与工程管理无关的人员。当在检查维修时若需要查阅有关资料，必须办理登记手续，在《借阅登记簿》上要记载清楚借阅时间，借阅资料名称、数量、归还日期。同时借阅人还必须签名确认，借阅人不得擅自复印。一些珍贵资料的借阅还必须经工程部经理或其授权人签字同意后方可借出。借阅使用者应妥善保管，检修查阅完毕应主动、及时地将图纸资料交回到管理人员并予以注销登记，如有损坏必须及时复印补充。对于日常工作中各部门负责人、技术工人员、值班室员工需要经常用使用的技术资料，应由原图纸、资料复印使用。
三. 图纸、技术资料管理责任：
物业管理企业要建立图纸、技术资料管理制度，明确资料管理员的岗位责任，作为资料管理员要加强资料档案管理的业务学习，认真搞好本职工作，妥善保管各种资料。在管理过程中一定要做好日常防鼠、防虫、防潮、防腐等工作、确保资料的安全与完整。
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当原资料管理员不再负责该工作时，应将所有资料按原造册登记目录进行移交，若资料不全则要追究有关人员的责任。工程部经理、副经理、工程师（总工程师或主任工程师）负有检查图纸和资料管理及使用情况的责任，要定期检查，发现问题及时纠正，对违反图纸、技术资料管理规定的有关人员进行处罚，对因图纸、技术资料管理不善造成重大事故和损失的，将追究有关人员和管理人员的责任，并视其情况给予扣罚考核工资或免职处分。
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