如何接待外宾

   在接待外宾过程中经常遇到的一些礼仪程序和不同方式的活动，如迎送、宴请、会见、会谈等，我们在前面已经谈到的是与接待工作直接有关的一些其他问题．

   关于邀请的方式．外宾来访，通常要由东道国先发出邀请，这既是礼节，也是一项必要的手续．邀请一般应以局面方式进行，被邀者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续．邀请函除表示欢迎之意外，也表明被邀请者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容．有时，为了表示客气，也可请被邀者在他认为“方便的时候”来访，或将时间留待以后“另行商定”．

   有些国家对邀请外国领导人来访，做出了某些规定．例如，我国规定，应邀来访的国家元首、政府首脑访华天数一般以5天为限，最长不超过7天．其抵京日期，应避开中方的节假日和星期天．如因航班等原因实难避开，则抵京当日中方不安排正式活动．关于接待外宾的费用，国际上比较通行的做法是，来访者的国际旅费由来访者自己负担，在抵达东道国国境后的住宿交通等，由东道主招待．告别宴会或答谢宴会的费用，由来访者自理．但费用问题也可由双方通过协商决定．例如，对某些外宾安排自费来访，东道主除付设宴招待的费用外，全部住宿交通费均由来访者自行负担．还有的国家因财力所限，对来访代表团有人数限制，或在邀请时，即言明邀请的人数，超出部分的人员，费用自理．据俄罗斯《消息报》1995年月日1月3日报道，外国总统访俄，俄方只负担12~15人的费用，俄总统出访，对方也是这么办．随领导人来访的企业家、记者等的费用一般自理；专机机组人员的费用，除双方民航有互惠协定外，一般亦应自理．

    为了搞好接待，在外宾抵达以前，就应做好充分的准备工作．首先，要搞清楚来访外宾或代表团的基本情况．例如，来访外宾的总人数，是否包括主宾和其他人员的配偶，来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况，这些均可请对方事先提供．重要国宾来访，其随访人员中，有正式随行人员（或代表团团员）和工作人员之分，而正式随行人员中有的还是政府的高级官员．此外，有的国家领导人来访，随行的还有企业家、记者以及专机的机组人员等．这些都应在事先了解清楚，以便由有关单位做好相应的接待准备．

    对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等也可事先向对方探询，必要时，还可向对方索要来访者的血型资料．拟订来宾访问日程前，还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、交通工具和施行路线、对参观访问的具体愿望等．飞机起降的具体时间，可经由民航部门密切掌握．

    访问日程一般应由东道国道国首先提出．日程草案拟订后，可先将主要内容告知对方，以便听取对方意见，并使对方有所准备．日程安排的好坏，对访问的成功与顺利进行具有重要的意义．特别是国家领导人的访问，既要使日程安排符合礼议规格的一般要求，又要避免使人感到所有这类访问都千篇一律．在拟订日程草案时，除了遵循通常的礼仪程序以外，还要考虑以下一些因素：1.访问的目的和性质；2.访问者的愿望；3.访问者同东道国的哪些人和事有特殊的关系；4.访问者过去是否曾经来访过，哪些项目过去已经看过，如何使本次访问更具特色；5.来访者的年龄及身体状况能适应的活动限度；6.代表团其他成员的特殊要求与安排，特别是主宾的夫人，有时可以另行排一些有意义的活动．除了以上因素以外，主方领导人的时间安排是一个十分重要的因素，事先应当同有关 的办 公室联系好．

    日程安排的松紧应适当．活动安排太少，让客人有时在宾馆里无所事事，会感到受冷遇；活动安排太多，又会令客人筋疲力尽．要保持日程安排适当平衡确非易事．为了让客人在有限的时间内，多看一些东西，多接触一些人，常常容易把日程排得太满，没有轻松休息的时间．美国前总统艾森豪威尔谈起英国女王紧张的访美日程时说：“她们一定希望有时间休息安静一下．……如果任何助手敢把我的日程安排得像她们的那样（紧张），我就要把他解雇．”

    有些大型代表团来访，为了达到更好的效果，可以安排他们分组活动．有的次要活动，可以安排代表团其他成员参加，以减轻主宾的劳累．接待规格的高低，体现了对来访客人的重视程度和欢迎的热烈程度，来访者

    对于接待规格的高低也往往比较敏感．因此，对于来访客人的接待规格要妥善掌握．

    接待规格的高低常常从各方面表现出来．例如，宴会规模的大小，出席宴会的主方人员的身份；某些礼仪活动的隆重程度等，甚至有时住房和交通工具的安排，也会被人视为接待规格高低的反映．因此，对于同一级别的国宾，应保持大体上差不多的接待规格，以免给人以厚此薄彼的感觉．而对于某些在政治上或两国关系上有特殊需要的国宾给以“破格”的接待，则可能会收到明显的效果．

     接待规格虽然可以从多方面反映出来，但领导人的接见尤其重要．由谁接见，谈得怎么样，都是人们所关注的热点．有时候，东道国的主要领导人不在首都，来宾亦愿特意去外地会见．所以，在拟订接待计划和安排活动日程时，对领导人的接见，要给予特别的重视．

    各国对来访外宾，尤其是国宾的安全，都特别重视．有些国家在重要国宾来访时，采取特别的安全警戒措施．这是因为东道国政府有责任保证客人在其境内逗留期间的人身安全．按照国际上通常的做法，国宾来访，自入境之时起，其安全保卫的责任，就落在东道国肩上．东道国政府应同来访国政府配合，精心制定保护他们的计划，包括警察护送、现场控制、近身保卫、食物品尝、交通安全以及其他一切必要的技术和预防性措施．礼宾部门在考虑日程和活动现场的安排时，也应将安全因素考虑在内．

    外宾来访期间的生活接待十分重要．住房、坐车、生活起居，要尽量使其舒适、方便、安全，饮食应当可口．住地应当选择在环境优美安静的地段，以便使来宾在繁忙紧张的活动之后得到适当的歇息．国事访问一般以住国宾馆、高级饭店为多，这些地方设备好，服务周到有经验．也有的国家为了讲究礼仪规格而安排来宾住在王宫、别墅等地方．元首住地应升来访国的国旗或元首旗．住房的分配，身边工作人员，如秘书、译员、近身警卫和服务人员等应住在靠近主宾的房间．对代表团中的高级官员亦应妥善安排．除非不得已的情况，单身汉亦应安排单独房间，而不要安排单身汉两人合住．住房可由东道主安排分配后，再征求客人意见；也可将房间位置图提前交给对方，请对方自行安排．

    常年有外宾居住的高级宾馆、饭店，都应把搞好生活接待、不断提高服务质量作为其孜孜不倦的奋斗目标，不但要配备先进的生活设备，而且要有优质的服务．对客人要细致周到、体贴温馨，于细微处见精神．有一位纽约商人是泰国曼谷东方饭店的常客，有一次他在星期五住进这家饭店，发现饭店把他的房间安排在二楼靠近楼梯的地方，他见此深受感动，因为基于宗教的缘由，他在星期五不能搭乘电梯．事情虽小，其情可嘉．

    关于饮食，应按外宾的习惯和爱好，尽量搞好．还应按外宾习惯，在房间内准备一些饮料、水果等，供其随时取用．

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