文秘工作概述

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一、秘书工作的职能
上节讲述了秘书工作的具体任务，就其基本职能或基本任务而言，应是对这些具体任
务的概括。如何概括？秘书界认识不一致。有的学者概括为个方面的职能，即枢纽职
能、协调职能、辅助决策职能“、不管部”职能和“窗口”职能有的提为基本功能，也概括为
方面，即助手、沟通、协调、咨询和工作生活的保障功能。李欣同志则概括为两项职能“：一
是办事，二是当参谋，即所谓出谋献策。”这类提法各有道理，很难说长短优劣。就我个人
认识而言，我赞成李欣的办事、参谋这两项的提法。这个提法简练、明确，概括性强，抓住
了事物的本质属性。
上节所列各项工作，办文、办事、办会、督查、协调、调研、信息、信访、值班、接待等都属
于办事，协助领导推动整个机关工作的运转。但秘书的办事，不完全是收收发发、抄抄写
写，也有出智出谋、献计献策的内容，比如处理文书、起草文稿、综合信息、协调关系、调查
研究、检查督办等活动中，都需要秘书的智慧、才能，主动开展工作，提供建议方案，直接辅
助领导工作，这就是参谋职能。
办事与参谋这两个职能不能截然分开，在许多情况下，两者常常融合在一起的，办事
是基础的、最基本的职能。参谋是在办事中体现的，是对办事的提高与发展。比如处理文
书和起草文稿是办事，有收发传递抄写等具体事务。但如何办文和撰写，却又是一项智力
型的参谋工作。一个优秀的秘书，在办事过程中，总有自己的主见、建议和方案，即要主动
提供如何办，怎样办的建议，这就是参谋。如果是事事等领导指示、拿办法，说一说，动一
动，不说不动，这种秘书就难以胜任工作。

第一篇文秘工作概述··
二、秘书工作的规律
各项工作，都有自身的规律，办文有办文规律，办会有办会规律。这里探讨的不是这
些具体工作规律，而是秘书工作的总体规律。秘书工作的根本任务是为领导服务，辅助领
导工作，也就是说秘书工作围绕领导工作而运转，满足领导的需要，保证领导工作顺利地
进行，是衡量秘书工作好坏的标准。按照李欣同志形象化的说法，秘书工作的规律表现为
领导线与秘书线两条线的追逐、距离与贴近的关系。“如果把领导的要求和需要作为一条
线，即‘要求线’或‘需求线’；那么，另一条线就是工作人员为满足领导需要而尽可能贴近
这条线所构成的‘追逐线’。这就是形象化的说法。很可能是两种情形：一是贴近‘要求
线’，一是离远了，或两者有不大不小的一点距离。我们做工作总是努力贴近这条线。一
边是不断提高了的需求，一边是尽可能贴近、适应、满足这种需求。这就是矛盾，这就是推
动秘书工作发展的基本规律。概括起来说，这条基本规律是：秘书工作必须尽一切可能满
足、适应不断发展和变化的领导工作的需求，领导工作上的要求在不断提高，秘书工作也
要发展、变化，以满足这种要求。秘书工作就是在不断追逐，不断努力适应中提高工
作水平的。（”《现代秘书工作基础》第页）李明佳同志在《浅谈秘书工作的规律与基本
规律（》《秘书》年第期）中一文指出，政治性、从属性、事务性、被动性是秘书工作
几个一般规律，其基本规律表述为“：坚持为人民服务的宗旨，不断提高秘书人员素质，改
善工作手段，以适应领导工作对参谋、助手的日益增长的要求。”这同李欣的提法在方向上
是一致的，其核心内容都是提高秘书工作水平以适应领导的要求。
根据以上两位同志的研究和我的理解，秘书工作的基本规律似乎还可以这样表述：秘
书工作与领导工作的贴近、距离、追逐，再贴近、再距离、再追逐的不断上升的循环中推动
秘书工作的发展。
在这里，把秘书工作与领导工作看做是一对矛盾。“贴近”是目标“，距离”是矛盾“，追 www.nx899.com
逐”是解决矛盾、推动秘书工作发展的动力。须知，领导工作是发展的，会不断提出新要
求。秘书工作如果止步不前，就会出现同领导要求的“距离”，于是矛盾就产生了。这时，
秘书工作要全力去“追逐”领导工作的新要求，使之重新贴近。在不断的追逐过程中，使秘
书工作力争适应、满足领导工作的要求。正是这个基本的矛盾运动，推动秘书工作的进步
和发展。为此秘书要尽可能提高自己办事、参谋效能、准确程度和主动性。
第四节秘书工作的性质
关于秘书工作的性质，目前有种种提法，均有一定理由。我们认为，确定一种工作性
质，需要从国家机构职能的划分上去探求。按照《中华人民共和国宪法》的规定，我国政权
机构分为（：）权力机关，亦即立法机关。是指各级人民代表大会及其常务委员会。行
政机关，即国务院及各级人民政府，是国家权力机关的执行机关。以各级人民法院为

··现代文秘工作标准操作指南
代表的审判机关。以各级人民检察院为代表的监督机关。以中央军事委员会为体
现的军事机关。这是依法成立的国家机关。在这些机关内部，有领导集团，即各机关的领
导班子，有按工作内容划分的若干部门，如国务院是最高行政机关，由总理、副总理、国务
委员、秘书长组成国务院国务会议，是国务院的领导集团、决策机构。为行使全国的行政
领导，依工作内容设立若干部、委、局、行等，这些机构对国务院来说都是分掌某方面工作
的职能机关。在各级机关里，都分别设有办公厅、办公室、秘书处之类的秘书机构。这些
秘书机构分别依附于或从属于各级机关的领导。可见，秘书机构不是立法、行政、审判、监
督、军事机关，也不是机关内部的决策机关和业务职能机构，但它又渗透到一切领导机关
的内部（见图示）。
秘书要像老板一样热爱公司
陷入求职怪圈
秘书，是个让人欢喜让人忧的职位。在职介所登记求职的20—40岁的女性当中，有将近50%的求职者希望获得秘书、文员、文秘、助理等职位。令人纳闷的是，在这50%的求职者当中，又有将近40%是同职位跳槽者。我们给这些求职者做指导的时候，发现她们陷入了一个怪圈。一方面，她们因不喜欢先前的工作而想跳槽，另一方面，她们的求职意向依然是“秘书”。她们潜意识里似乎认为，以前碰到的事情只是个案，只要换一个环境就皆大欢喜了。
但事实并非如此。据我们了解，她们中的大部分人都回答不出“秘书是什么”这个基本问题，也不清楚什么是“秘书应该做的”。

什么是秘书
对“秘书”一职，一种通用的解释是：“秘书”是一种与领导者保持尽量小的空间的职务，是专门提供以文字材料处理为主要特征的信息和其他事务服务的行政人员。
这个定义主要是从职能角度来解释的。从这个角度出发，秘书应该是帮助上司处理事务工作的服务人员，即能使上司专心致志地从事本职工作的辅助人员，这种辅助工作除了文案处理、关系协调之外，也包括泡咖啡、整理办公室等工作。
一个能力强、受信任的秘书是老板或上司的左右手，可以说，每个公司都需要这样的人。在目前来讲，这依然是一个不断升值的职业。

如何做成功的秘书
那么，如何做一个开心而又成功的秘书呢？
首先，并不是所有的人都适合做秘书。秘书必须细心、主动、周到、忠诚，像老板一样热爱公司，一切为公司的利益着想。所以，在选择秘书这个职业的时候——如果你不是只想混口饭吃的话——最好慎重考虑，这个职业跟自己的性格、兴趣以及期望是不是相符。
其次，秘书必须要清楚地知道自己的身份。秘书也可以期待当“将军”，但是除非机遇从天而降，否则最好是把“www.nx899.com”这样的职位当作自己的目标。秘书工作带有很强的服务性质，所以一心想取代主管的秘书是无法做好工作的。此外，在与其他同事相处的时候，谦和是很重要的品质，狐假虎威的秘书让人讨厌，会给事务的处理带来阻碍。 www.nx899.com
再次，秘书是处理事务工作的，所以要永远“对事不对人”。如果上司将一件工作全权交给另一个人来做，并要求秘书辅助此事的话，那么秘书要做的就是服从这个项目主管的命令，全力协助他处理好事情，而不是时不时地向上司打小报告。如果连项目主管都夸奖你是一个得力助手，你这个秘书的角色就算扮演好了。

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